Henkilötietojen käsittely

• Eliis Tarkvara OÜ (jäljempänä "Eliis") käsittelee seuraavia henkilötietoja henkilöllisyyden tunnistamista ja viestintää varten:

  • ELIIS-käyttäjän etu- ja sukunimi;

  • ELIIS-käyttäjän henkilötunnus;

  • ELIIS-käyttäjän yhteystiedot – puhelinnumero, kotiosoite, sähköpostiosoite.

• Henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin ELIIS-palvelun tarjoaminen edellyttää. Yksityiskohtaiset tiedot tietojen käytöstä esitetään asiaankuuluvissa alla olevissa osioissa.

• Jos käyttäjällä ei ole mitään roolia (kunnanviranhaltija, vanhempi, päiväkodin johtaja, opettaja, ruokapalveluntarjoaja jne.) eikä yhtään odottavaa rooliin liittyvää oikeushakemusta, käyttäjätili poistetaan automaattisesti ELIIS-järjestelmästä 12 kuukauden toimettomuuden jälkeen.

• ELIIS-käyttäjien tietoja säilytetään enintään 7 (seitsemän) vuotta.

• Eliis ei ole vastuussa ELIIS-käyttäjän syöttämien tietojen oikeellisuudesta, täydellisyydestä tai ajantasaisuudesta.

• Päiväkoti, joka on syöttänyt tiedot ELIIS-järjestelmään, on syötettyjen tietojen rekisterinpitäjä. Eliis on henkilötietojen käsittelijä.

• ELIIS kirjaa ja käsittelee ydintehtäviensä puitteissa lapsia koskevia tietoja, mukaan lukien läsnäolotiedot, päiväkirjamerkinnät, ravitsemustiedot, kehityksen seurantahavainnot sekä niihin liittyvät hallinnolliset tiedot. Päiväkoti on kaikkien hoidossaan olevista lapsista syötettyjen tietojen rekisterinpitäjä. Vanhemmat ja huoltajat voivat ottaa suoraan yhteyttä päiväkotiin lapsensa tietoja koskevissa kysymyksissä. Eliis ei käytä lasten tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin ELIIS-palvelun tarjoamiseen päiväkodille.

• Eliis ei luovuta eikä siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi kun:

  • tällainen velvollisuus perustuu lainsäädäntöön;

  • se on tarpeen pyyntöön vastaamiseksi;

  • henkilö on antanut suostumuksensa.

• Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa toimittamalla allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen info@eliis.eu.

• Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

• Suostumuksen peruuttamisesta huolimatta Eliis voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä, jos siihen on jokin muu oikeudellinen peruste.

Käsittelyn oikeusperuste

• Eliis käsittelee henkilötietoja seuraavilla yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisilla oikeusperusteilla:

  • Sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) – tilinhallintaan liittyvien tietojen (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot) käsittely, joka on tarpeen ELIIS-palvelun käytön mahdollistamiseksi;

  • Lakisääteinen velvollisuus (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) – sovellettavan lainsäädännön edellyttämä käsittely, mukaan lukien tietojen säilyttäminen kirjanpito- ja kirjaamisvelvoitteiden täyttämiseksi;

  • Oikeutetut edut (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) – tietojen käsittely turvallisuuden, petosten torjunnan, järjestelmän eheyden ja toiminnan rekisteröinnin varmistamiseksi, mikäli nämä edut eivät syrjäytä käyttäjän oikeuksia;

  • Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta) – vapaaehtoisten ilmoitusten, kuten palveluun liittyvien sähköposti-ilmoitusten, käsittely. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ELIIS-järjestelmän "Omat asetukset" -osiossa.

• Päiväkotien lapsista ja henkilöstöstä syöttämiä tietoja käsittelee Eliis käsittelijänä päiväkodin (rekisterinpitäjä) puolesta, ja päiväkoti vastaa asianmukaisen oikeusperusteen varmistamisesta kyseiselle käsittelylle.

Käyttäjän tietosuojaoikeudet

• ELIIS-käyttäjällä on seuraavat oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen:

  • oikeus vaatia pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin;

  • oikeus vaatia tietojen oikaisemista;

  • oikeus vaatia tietojen poistamista;

  • oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen;

  • oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä;

  • oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle;

  • oikeus saada henkilötiedot siirrettävässä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle;

  • oikeus olla joutumatta automaattiseen päätöksentekoon perustuvien päätösten kohteeksi – Eliis ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi käyttäjiin kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia;

• Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseen sovelletaan Euroopan unionin yleisestä tietosuoja-asetuksesta johtuvia ehtoja ja rajoituksia.

• Oikeuden käyttämiseksi käyttäjän on toimitettava kirjallinen tai sähköinen pyyntö osoitteeseen info@eliis.eu ilmoittaen, mitä oikeutta hän käyttää. Eliis voi tarvittaessa pyytää käyttäjältä lisätietoja pyynnön täyttämiseksi.

• Jos oikeuden käyttämisen edellytykset täyttyvät, Eliis täyttää pyynnön 1 (yhden) kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Tarvittaessa Eliis voi pidentää tätä määräaikaa 2 (kahdella) kuukaudella ilmoittaen siitä käyttäjälle.

• Jos Eliisillä on peruste hylätä pyyntö, Eliis toimittaa perustellun hylkäyspäätöksen 1 (yhden) kuukauden kuluessa.

• Lapsesi tietojen osalta: voit vanhempana tai huoltajana käyttää rekisteröidyn oikeuksia lapsesi puolesta. Koska päiväkoti on lapsestasi ELIIS-järjestelmään syötettyjen tietojen rekisterinpitäjä, lapsesi tietoja koskevat pyynnöt tulee osoittaa päiväkodille. Eliis voi antaa apua tapauksissa, joissa tietoja käsittelee suoraan Eliis.

Tietoturva

• Eliis suhtautuu hyvin vakavasti tietosuojaasi ja henkilötietojesi suojaamiseen. Tiedotamme jatkuvasti työntekijöitämme ja ELIIS-järjestelmän hallinnosta vastaavia henkilöitä tietosuojaperiaatteistamme.

• ELIIS on isännöity Euroopan unionissa sijaitsevalla Amazon Web Services (AWS) -infrastruktuurilla. AWS toimii alihankkijana ja käsittelee tietoja ainoastaan isännöintipalvelujen tarjoamiseksi. ELIIS-järjestelmään tallennetut tiedot eivät poistu EU:n alueelta tavanomaisten isännöintitoimintojen yhteydessä.

• Suojataksemme ELIIS-järjestelmää luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, rikkomiselta tai paljastumiselta käytämme SSL-salausta kaikille siirrettäville tiedoille. Tämä varmistaa, että kaikki käyttäjän tietokoneen tai mobiililaitteen ja ELIIS-palvelinten välinen tieto on turvallisesti salattu.

• Syöttämällä profiiliisi toisen henkilön sähköpostiosoitteen voit tehdä tilisi ja henkilökohtaiset tietosi näkyviksi kyseiselle henkilölle. Suosittelemme tarkistamaan huolellisesti henkilötietojesi oikeellisuuden.

Evästeet

• ELIIS käyttää evästeinä tunnettuja tekstitiedostoja käytettävyyden parantamiseen, navigoinnin helpottamiseen, istuntotietojen seuraamiseen sekä Eliisille palvelujen suunnittelussa avuksi olemiseen.

• Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka ELIIS-verkkopalvelin lähettää käyttäjän selaimeen ja joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai älylaitteelle. Evästeet mahdollistavat käyttäjän asetusten muistamisen (esim. kielivalinnan).

• ELIIS käyttää seuraavia evästeitä:

  • Toiminnalliset evästeet ja suorituskykyevästeet – nämä evästeet tukevat ELIIS-verkkosivuston toimintaa ja toiminnallisuutta. Näiden evästeiden avulla verkkosivusto tunnistaa käyttäjän ja tallentaa tarvittaessa asiakkaan kirjautumistiedot.

  • Analyyttiset evästeet – käyttäjätilastojen keräämiseen käytetään Google Analyticsia. Google Analyticsia hallinnoi Google LLC, joka sijaitsee Yhdysvalloissa. Analyyttisten evästeiden avulla kerätyt tiedot voidaan siirtää ja käsitellä Yhdysvalloissa. Tätä siirtoa säätelevät Googlen tietojenkäsittelyehdot sekä Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Lisätietoja on Googlen tietosuojakäytännössä.

  • Multimediaesityksiin käytetyt evästeet, jotka tallentavat videon tai äänen toistamiseen tarvittavat tekniset tiedot, kuten kuvanlaadun, verkkoyhteyden nopeuden ja puskurointiasetukset.

• Käyttäjillä on oikeus kieltäytyä evästeistä. Tätä varten käyttäjän tulee muuttaa selaimensa asetuksia.

• Evästeet estämällä käyttäjän tulee ottaa huomioon, että jotkin ELIIS-toiminnot saattavat tulla saavuttamattomiksi.

Muutokset tähän käytäntöön

• Tätä tietosuojakäytäntöä päivitetään ajoittain palvelun ja sovellettavan lainsäädännön kehittyessä. Uusin versio on aina saatavilla tällä sivustolla. Käyttäjille ilmoitetaan merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai ELIIS-järjestelmän kautta.

Kysymykset

• Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita tietosuojasi, tämän tietosuojakäytännön tai ELIISissä käytettyjen evästeiden suhteen, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteessa info@eliis.eu.